1.הגדרת הדרישות
לפני שקופצים למים, כדאי לשבת ולחשוב מה הדברים שהכי חשובים לכם באפליקציה שכזו: קלות הוספת משימות? התממשקות לאפליקציות נוספות דוגמת לוח שנה או דואל? תזכורות? עבודה על מספר פלטפורמות? יכולות דיווח מתקדמות? לפני שקופצים לבחירת האפליקציה הכי מתקדמת כדאי לעצור ולחשוב מה באמת ישמש אתכם הכי טוב ומה הכי חשוב – אחרי שתדעו יהיה גם קל יותר לבחון את ההיצע ולראות מי מתאים יותר ומי פחות.
2.חווית משתמש
אם אתם עובדים עם עובדים וספקים רבים, חלקם מתחלפים, אולי לא כולם בעלי כישורים טכנולוגיים מתקדמים ואתם מצפים כי העבודה במערכת תהווה מוקד דרכו כולם יעבדו – כדאי מאד לחשוב על חווית המשתמש. מערכת קלה לשימוש ולימוד יכולה להוות את ההבדל בין בחירה מוצלחת וכישלון מפואר. ישנן כיום מערכות מתקדמות אשר מציעות פונקציונליות רבה אך תמיד כדאי לבדוק כי חווית השימוש בפונקציונליות הבסיס, ללא ביצוע התאמות מתקדמות, היא חוויה חיובית שאינה מציפה את המשתמשים במידע שאינו רלוונטי עבורם ומאפשרת קבלת מידע מתאים וממוקד בקלות.
גם אם אתם בסך הכל רוצים אפליקציה פשוטה אשר תשרת אתכם לנהל את משימות היומיום – חווית משתמש היא דבר חיוני. כאן הדגש לאו דווקא יהיה על קבלת כל המידע הדרוש למשתמשים שונים (כי... רק אתם) אבל כן כדאי לבדוק, לדוגמה, שקל ונוח להוסיף משימה חדשה במינימום הקלקות, להגדיר לה מסגרת זמן, ולבדוק אם אפשר להוסיף משימות משנה – כאן הדגש יהיה על מינימום מאמץ.
3.עבודה עם מגוון פלטפורמות
כיום העבודה כבר אינה תמיד מול מחשב – לפעמים היא מול המחשב, לפעמים מול הטלפון ואולי אפילו מול שעונים חכמים שהולכים וצוברים גם הם תאוצה. לכל אחד הרגלים וסגנון חיים שונה. יש את מי שמבלה את מרבית זמנו מול המחשב, אחרים דווקא מבלים זמן רב בנסיעות, בפגישות או אולי בגן המשחקים. אם גישה חופשית למידע במערכת חשובה לכם בכל זמן ומכל מקום – כדאי להקדיש מחשבה ובדיקה ולוודא כי האפליקציה שאתם בוחרים תעבוד על מגוון פלטפורמות הרלוונטיות עבורכם לניהול יעיל ואפקטיבי בכל זמן ומכל מקום. כאן, ייתכן שדווקא העבודה עם מגוון פלטפורמות (מחשב, סמארטפון, שעון חכם) היא מה שתעשה את ההבדל – לקבל את המידע והתזכורות הרלוונטיות, לא משנה באיזה מצב.
4.התממשקות לאפליקציות נוספות
עבור אנשים שחלק גדול מהמשימות שלהם כוללות פגישות או לחילופין כאשר המידע למשימה מגיע ממקורות שונים (דואל, וואטסאפ, טלפון, זום וכדומה) - ייתכן ותרצו לשים דגש על אינטגרציה עם אפליקציות רלוונטיות כגון לוח שנה, דואל, צ'ט שתאפשר לכם ליצור משימה ממקורות מידע שונים או לקבוע פגישה (ולתאם מקום וזמן עם שותפים) מתוך המשימה ישירות. מפו את אותם מקורות מהם תרצו לשאוב מידע או אליהם תרצו לשפוך את המידע מאפליקציית ניהול המשימות וודאו כי האפליקציה שבחרתם יודעת לעשות זאת מול הכלים איתם אתם עובדים. אפליקציה שיודעת לעבוד ביעילות עם Gmailלאו דווקא תעבוד היטב עם אאוטלוק, כך שכדאי לבדוק זאת מול האפליקציות הרלוונטיות עבורכם.
5.תקשורת ותזכורות
בתורת ניהול פרויקטים יודעים להגיד כי אחד הסודות להצלחה, אולי החשוב מכולם, הוא תקשורת יעילה. חשוב לוודא, אפילו בכלים הפשוטים, שניתן לשתף את המשימות עם עוד אנשים. אפילו אם מדובר במשימה ביתית פשוטה כמו הכנת רשימת קניות שבועית – כדאי לוודא כי לכל בני הבית גישה ואפשרות להוסיף פריטים או לבצע את הקנייה עצמה. תזכורות הן סוג של תקשורת עצמית – אמירה שמגיעה בזמן הנכון ועוזרת להשלים משימות. אפילו בכלים הפשוטים, כדאי לוודא כי ניתן להגדיר דד ליין ותזכורות שיעזרו לכם לעמוד ביעדים אשר הצבתם לעצמכם.
