שמונת האתגרים הגדולים ביותר שעומדים בפני מחלקות משאבי אנוש

מחלקת משאבי האנוש היא אולי המחלקה החשובה ביותר בכל ארגון. אך סביבות כוח אדם מודרניות יצרו בעיות רבות וחוסר יעילות בתחום משאבי האנוש. בפרט, חברות מתקשות להתגבר על אתגרי העבודה מרחוק.


האם העסק שלכם מחזיק עובדי שטח, צוות שעובד מרחוק, או כל סוג אחר של עובדים ללא משרד קבוע? מחלקת משאבי האנוש שלכם צריכה להתאים את עצמה לאותם חברי הארגון. אין זה משנה אם העסק שלכם גדול או קטן, מינוף טכנולוגיה סלולרית היא הדרך הטובה ביותר להתמודד עם הבעיות והמגבלות של משאבי האנוש. בין אם הצוות שלכם מונה חמישה או 500 עובדים, יישומון כוח אדם סלולרי יכול להוות פתרון לאתגרי כוח האדם שלכם. 

להלן שמונת אתגרי משאבי האנוש הגדולים ביותר כיום :.
 

 

 

1. מעורבות העובדים
מידת המעורבות של העובדים יכולה לקבוע את מידת ההצלחה של העסק. למעשה, מחקר חדש קובע שחברות שמידת המעורבות של העובדים שלהן גבוהה יכולות להכפיל את הכנסתן השנתית ביחס לעסקים שעובדיהם הם בעלי מעורבות נמוכה.
מחלקות משאבי אנוש מתקשות לשמור על מידת המעורבות של העובדים כאשר הם רחוקים.
עובדי שטח ועובדים ללא משרד קבוע חשים מנותקים מהמעסיקים. זה מסביר מדוע רק 26% מהמעסיקים בארה"ב מרגישים מעורבים.

 



שאר העובדים, או שהם אינם מעורבים כלל או שהם בלתי מעורבים באופן פעיל, מצב גרוע אף יותר עבור העסק.

לעובד מרחוק אין הרבה מגע עם המנהל, המפקח או מחלקת משאבי האנוש, אם בכלל. הם פשוט מגיעים לאתר העבודה או לבית הלקוח כדי לבצע את חובותיהם ולהמשיך הלאה. מצב זה יוצר תחושה שאנשי הצוות פשוט מנסים לצאת ידי חובתם במקום להיות מעורבים.

לפי מחקר שבדק 82,000 בתי עסק ו-1.8 מיליון עובדים ב-49 ארצות, חברות שעובדיהן מעורבים יעילות ב-20% יותר מאשר חברות שמידת המעורבות שלהן נמוכה.

הרווחיות של חברות אלו גבוהה ב-21% אחוזים ומידת הנאמנות של הלקוחות שלהן גדולה ב-10%.

אם כך, כיצד יכולה מחלקת משאבי אנוש להתגבר על בעיות מעורבות העובדים? חשבו על בניית אפליקציית ניהול כוח אדם בסלולרי.

לאנשי הצוות שעובד מרחוק תמיד תהיה גישה לטלפון הנייד, בין אם הם באתר העבודה, בדרכים, או אפילו בבית. אפליקציה תאפשר להם את האפשרות להרגיש מחוברים לחברה כל הזמן, מה שבסופו של דבר יגדיל את מידת המעורבות שלהם.

מלוחות זמנים ועד סדרי יום, בקשות לחופשה ומטלות נוספות שמחלקת משאבי האנוש מנהלת, את כל אלה ניתן לבצע באמצעות אפליקציה. כנ"ל בנושא בקשות לחופשה. עובדים רבים מודיעים על "חופשת מחלה" ברגע האחרון כאשר הסיבה העיקרית היא שבארגונים רבים תהליך בקשת יום חופש היה מסובך מדי. היה קל יותר לאנשי צוות פשוט להודיע שהם חולים לפני תחילת המשמרת.

עובדים אלה אינם מעורבים ולכן לא היה להם אכפת מההשלכות שנגרמו כתוצאה מהביטולים הללו.

על ידי יצירת אפליקציה והקלת אופן בקשת החופשות מראש, ניתן לשפר את מעורבות העובדים באמצעות אפליקציה 

 

2. תקשורת עם עובדים מרחוק
תקשורת יעילה עם עובדי שטח כמעט שאינה אפשרית ללא הטכנלוגיה הדרושה לשם כך. היא מסתמכת על דוא"ל, שיחות טלפון ומסמכי נייר. אלה נוטים ללכת לאיבוד או לא לזכות למענה.
חשבו לרגע על תהליכי משאבי האנוש הנוכחיים שלכם. אם עובד מרחוק מעוניין ליצור קשר עם מחלקת משאבי האנוש, כמה פעולות עליו לבצע? אם מחלקת משאבי האנוש רוצה ליצור קשר עם עובד, כיצד היא עושה זאת?
עם צוות שעובד בתוך המשרד, עובדים יכולים פשוט להיכנס היישר לתוך משרד משאבי האנוש. המחלקה יכולה גם לדבר עם העובדים פנים אל פנים בכל שעה שתרצה.
זה אולי לא התהליך היעיל ביותר, אך זה עדיין קל יותר מאשר להשיג עובד ללא משרד, נציג שירות בשטח, או עובדים שנמצאים בדרכים.
התבוננו בסיבות הנפוצות ביותר לכך שתקשורת פנימית בתוך חברות לא מתפקדת, לדעתם של העובדים.
 

האם זה נשמע כמו תיאור של הבעיות שבהן נתקלת מחלקת משאבי האנוש שלכם? לסיכום, נראה שיש עודף מידע, ערוצי התקשורת בלתי-מאורגנים, ועובדים מרחוק מודרים.

מחירה של תקשורת עובדים גרועה

תקשורת עובדים גרועה עולה יותר מכפי שנדמה. למעשה, מחקרים מראים שבארה"ב לבדה הפסד של כ-37 מיליארד דולר נגרם כתוצאה מבעיות תקשורת.

עובדים מבלים 28% מזמנם בקריאה, כתיבה ותגובה לדוא"ל. הם מבלים 19% נוספים מזמנם במציאת המידע הדרוש להשלמת משימות.
כעת, הבה נתמקד באתגרי משאבי האנוש של העובדים מרחוק.
38% מכוח העבודה הוירטואלי אומרים שתקשורת היא הבעיה הגדולה ביותר. 33% נוספים מאותם עובדים אומרים שלחברה שלהם אין את הטכנולוגיה המתאימה לצרכיהם.
יישומון נייד מטפל בכל אותם אתגרי משאבי האנוש הקשורים לתקשורת גרועה.
עובדים מרחוק נאלצים לשלוח דוא"ל מהדרך. הם גם עסוקים במשחק "תופסת" טלפוני על בסיס יומי. לכן, אפליקציית ארגונית חכמה יכולה לתת להם גישה מלאה למידע חיוני בלחיצה.
מחלקת משאבי האנוש יכולה לשלוח מזכרים או הודעות חשובות אחרות כהודעות )"פושים") במקום הודעות דוא"ל, שעלולות להיקבר או ללכת לאיבוד.
 

 

3. הכשרות והשתלמות
חישבו על תהליך הכשרת וקליטת העובדים החדשים שלכם. ומה בדבר מערכת השתלמות העובדים?
עסקים ומחלקות משאבי אנוש רבים חווים קשיים בתחום זה. קיים נתק בין מה שהמעסיק מצפה לבין האופן שבו המידע מועבר לצוות.
זה נובע מהעובדה שמערכות ההכשרה, הקליטה וההשתלמות מיושנות. עובדים חדשים לרוב עוברים הכשרה של יום או שבוע, על ידי שילוב של עובדים ותיקים ונציג ממשאבי האנוש. כמובן שזה משתנה בהתאם לסוג העסק והמשרה.
שוב, אין בכוונתי להכליל, אך נראה שרוב החברות רואות בהכשרה ובפיתוח תהליך יקר, ולכן הן מעגלות פינות ומנסות להשיג את התוצאה במהירות האפשרית.
לפי כתב העת Harvard Business Review, ל-22% מבתי העסק אין אפילו תכנית קליטה רשמית.



רק 28% מהחברות יכולות לומר בוודאות שתהליך הקליטה שלהן מוצלח מאוד. המספר הזה נמוך מדי בהרבה. זו הרי אחת התקופות החשובות ביותר בתהליך הכשרתו של העובד.
אופן הכשרת העובדים מההתחלה ישפיע באופן ארוך-טווח על תפוקתם ומעורבותם לאורך תקופת העסקתם במשרה.
למעשה, מחקר שערך ה-HBR מצא שלשכיר חדש לוקח כשמונה חודשים להגיע לתפוקה מלאה. אולם 33% מכל השכירים החדשים מחפשים משרה חדשה במהלך ששת חודשי ההעסקה הראשונים. 23% מכלל העובדים כלל לא יסיימו את השנה הראשונה.

השקעה בטכנולוגיה

מחלקות משאבי אנוש יוכלו להרוויח מהשקעה בטכנולוגיה שתשפר את תהליך ההכשרה וההשתלמות שלהן. זו הסיבה לכך שאפליקציות ארגוניות יהפכו לטכנולוגיה המובילה בשינוי סביבת העבודה בשנים הבאות.



באמצעות אפליקציות, עובדים חדשים יוכלו לקבל גישה לכל מה שעליהם לדעת על תכניות ההכשרה ותהליכי הקליטה מכפות ידיהם.
הם יוכלו לקבל גישה לומרי לימוד ואף לעבור שאלונים או מבחנים לצורך קבלת אישורים פנימיים של החברה.
מחלקת משאבי האנוש תוכל לעקוב אחר התפתחותם של העובדים החדשים תוך כדי תהליך הכשרתם וקליטתם באמצעות הצד המשרדי של היישומון. כך ניתן יהיה להבטיח שכולם עוברים את כל הצעדים כנדרש.
השימוש באפליקציות למשאבי אנוש לא חייב להיעצר לאחר קליטתו של השכיר החדש. מחלקות משאבי האנוש יכולות להמשיך להשתמש בכלי זה לצורך השתלמות מול כל העובדים בשלבים שונים לאורך הקריירה שלהם.
לדוגמה, הבה נניח שעובד בעל ותק של כשנתיים זקוק להסמכה מסוימת או קורס השתלמות. ניתן לבצע את התהליך כולו ישירות דרך היישומון.
ככלל, זוהי טכנולוגיה יעילה מבחינת עלות-תועלת, והיא מקלה על העובדים לקלוט חומרי הכשרה בזמן המתאים להם. זה בסופו של דבר יעניק לחברה שלכם יתרון תחרותי בחדשנות וקיימות..

 

 

4. משיכת כשרונות ושימורם
הימים שבהם אנשים מצאו עבודה והיו אסירי תודה למעסיק על ההזדמנות ונשארו באותה חברה לכל אורך חייהם חלפו מזמן.
לכוח העבודה החדש יש מנטליות שונה. הוא מודע לערכו ולמידה שבה הארגון זקוק לו ולכשרון שלו כדי להצליח.
כתוצאה מכך, מחלקות משאבי אנוש מתקשות לאתר את הכשרונות המתאימים. ברגע שאדם מועסק, מאתגר באותה מידה להחזיק בו לאורך זמן.
אם אין לחברה שלכם טכנולוגיה חדישה, משיכת כשרונות ושימורם ימשיכו להוות אתגר בהתקדמותכם.
למעשה, 71% מבני דור המילניום אומרים שהשימוש בטכנולוגיה ישפיע על רצונם האם לעבוד בארגון או לא.  
קודם לכן דנו באופן שבו ניתן להשתמש ביישומון משאבי אנוש לצרכי הכשרה והשתלמות.
ובכן, 58% מעובדים אומרים שהשתלמות מקצועית מהווה גורם שתורם למידת הסיפוק שלהם מהעבודה. זו הסיבה לכך ש-63% מהעובדים מחפשים משרות בארגונים שמספקים גישה להכשרה ולסדנאות.
יישומון יעניק לחברה שלכם יתרון על המתחרים בחיפוש מועמדים שנמצאים באותו מאגר כשרונות. אם ניתנת לעובד הזדמנות לעבוד עבור מעסיק שממנף את הטכנולוגיה כדי להקל על כולם, הוא ינצל אותה..

 

 

5. הפחתת עלויות
במבט ראשון, מחלקת משאבי האנוש שלכם עלולה לראות בפיתוח אפליקציה ארגונית הוצאה התחלתית בלתי הכרחית. זו תפישה מקובלת, ואתם לא היחידים שחשים כך.
אך בפועל, חוסר יעילות במשאבי אנוש תעלה לעסק שלכם הרבה יותר בטווח הארוך.
בשורות הקודמות דנו בחשיבות הכשרתם ושימורם של כשרונות. אז כמה עולה להחליף עובד?



תלוי במשרה, העלות של החלפת עובד יכולה לעלות עד 400% ממשכורתו הממוצעת.  נתון זה לבדו הוא סיבה מספקת לבניית אפליקציה למשאבי אנוש.
גם אם אינכם חווים הכנסה גבוהה מהעובדים בשלב זה, תתקשו להתקדם מבחינת משאבי האנוש אם לא תתאימו עצמכם למגמות הטכנלוגיות החדשות.
אך זוהי רק דרך אחת לחסוך כסף באמצעות האפליקציה. יישומון יהפוך את העובדים ואת צוות משאבי האנוש ליעילים יותר.
חשבו כמה זמן לוקח למחלקת משאבי האנוש שלכם לסייע לעובדים לבצע פעולות בסיסיות. בכל פעם שמישהו נאלץ להתקשר למחלקת משאבי האנוש או לשלוח לה דוא"ל, הדבר בא על חשבון המטלות הרגילות שלה. כך נוצר צוואר בקבוק במשאבי האנוש, וזהו אחד האתגרים הגדולים ביותר ביחס לעובדים מרחוק.
תארו לעצמכם שרק עובד אחד במחלקת משאבי האנוש מבלה 10 דקות מזמנו בכל שעה במענה לשיחות טלפון והודעות דואר אלקטרוני מעובדים מרחוק. זה מצטבר ל-400 דקות בשבוע, ו-347 שעות בשנה.
זה יותר משני חודשי עבודה מלאים. כעת תארו לעצמכם כמה הדבר יעלה לכם אם צוות משאבי האנוש מונה חמישה חברים, וכל אחד מהם עושה את אותו הדבר. ומה יקרה אם הם יקדישו 20 דקות בשעה למטלות הללו?
מנקודת מבט הבוחנת יעילות, העלויות הכרוכות בתקשורת משאבי אנוש הן עצומות. יישומון עשוי לחסוך כמה וכמה משכורות עובדים באמצעות פונקציה אחת בלבד.
 

 

 

6. טעויות אנוש
הבה נניח בצד לרגע את עניין העלות, היעילות וסיפוק העובדים. תפעול עניינים באופו ידני טומן בחובו סיכון לטעויות אנוש.
בהיעדר טכנולוגיה ואוטומציה, זה מהווה אתגר משמעותי למשאבי האנוש מבחינת העובדים מרחוק.
כבר דנו לעיל בחלק מהמטלות היומיומיות הידניות שנציגי משאבי אנוש ועובדים מרחוק נדרשים אליהן בארגונים שלא משתמשים בטכנולוגיה סלולרית. כוונתי היא לשיחות טלפון, דוא"ל, מסמכי נייר, וכדומה.
אפילו העובדים הטובים והמנוסים ביותר אינם חסינים מפני טעות. קל מאוד לאבד או לא לתייק כראוי הודעת דוא"ל, חתיכת נייר, או פתק בכתב יד.
התבוננו בסיבות המובילות לכך שארגון שמשתמשים בשיטות ידניות חייבות להתקדם לניהול באמצעות אפליקציה למשאבי אנוש.



שיפור היעילות והארגון היא הסיבה הבולטת ביותר שעולה מהסקר. הקטנת מספר טעויות האנוש בהחלט נופלת בקטגוריה זו.
מניסיוני, מספר הטעויות הגדול ביותר במשאבי האנוש הוא בתחום המשכורות.
עיבוד משכורות היא אולי המשימה החשובה ביותר של מחלקת משאבי האנוש. קשה להימנע מטעויות בחישוב שעות עבודה, שעות נוספות, מיסים וסיווג עובדים כאשר הכל נעשה ידנית.
אינני יודע מה גרוע יותר; תשלום יתר לעובדים או תת תשלום. ראיתי את שני המקרים מתרחשים כמעט בכל בית עסק שלא משתמש באוטומציה ובטכנולוגיה המתאימה במחלקת משאבי האנוש.
33% מהמעסיקים עושים טעויות בחישוב משכורות כל שנה. טעויות אלה גוררות בעיות בציות לחוקי המס, וזו הסיבה לכך ש-40% מהעסקים הקטנים סופגים קנסות ממס הכנסה כתוצאה מאותן טעויות.

 

 

7. מתן שרות עצמי לעובד
אינכם ממנפים את הטכנולוגיה המתאימה, מחלקת משאבי האנוש שלכם לא תוכל להציע לעובד שירות עצמי. המחסור בכלי שרות עצמי לעובד הוא אחד האתגרים המשמעותיים בתחום העובדים מרחוק העומדים בפני מחלקת משאבי האנוש.

עובד יכול לקבל גישה למשכורות, הטבות, חומרי הכשרה ומשאבים נוספים רק אם הוא יוצר קשר עם מחלקת משאבי האנוש באופן ישיר. כפי שכבר הסברנו, זה מאוד לא יעיל.

בתור התחלה, זה מאלץ את העובדים מרחוק ליצור קשר עם מחלקת משאבי האנוש במהלך שעות העבודה. אלו לרוב השעות 9 עד 5, מתחלית שבוע העבודה ועד סופו. עם זאת, עובדי שטח לא תמיד עובדים בשעות העבודה המסורתיות האלו. מכאן שהם לא יוכלו לתקשר עם מחלקת משאבי האנוש בלילות, בסופי השבוע או בשעות הבוקר המוקדמות.

במקום להתקשר או לשלוח דוא"ל למחלקת משאבי האנוש כדי לשאול שאלה על ההטבות המגיעות להם, לבקש חופש או לראות תלוש משכורת, העובדים יוכלו לעשות את כל זה בקלות בכוחות עצמם באמצעות היישומון.

למעלה ממחצית מהמעסיקים אינם מציעים כלי שירות עצמי לעובדים.



מאידך, 73% מהעובדים מצפים מהארגונים להציע כלי שרות עצמי לעובד. זה מתקשר גם לאחד האתגרים הקודמים שהזכרנו, אודות קשיי גיוס ושימור הכשרונות.
עובדים שיכולים לגשת לסוג זה של מידע בזמן המתאים להם יהיו שמחים יותר ויעילים יותר. זה מפחית גם את מידת חוסר היעילות במחלקות משאבי האנוש, מכיוון שצוות משאבי האנוש לא ייאלץ לטפל באותו מספר של פניות באמצעות הטלפון ודוא"ל.
זהו תרחיש שבו כולם מרוויחים והוא מסייע בהפחתת עלויות.

 

 

8. בעיות נגישות
נגישות אינה רק שרות עצמי לעובד. טכנית, ניתן היה להציע שרות עצמי לעובד באמצעות אתר אינטרנט. אך זה עדיין יוצר בעיות נגישות למשאבי אנוש עבור עובדים מרחוק. 
הצוות שלכם זקוק לגישה למידע וכלים שאליהם ניתן לגשת מכל מקום, לא רק מהמחשב.
הטלפונים החכמים נמצאים ברשותם כל הזמן. החל מאתרי עבודה ועד בתי קפה, כלי רכב והספה בסלון ביתם, לאפליקציה ארגונית ניתן לגשת מכל מקום.
נגישות היא אולי האתגר המשמעותי ביותר של משאבי האנוש. כוח העבודה שלא נמצא מול שולחן העובדה אינו יכול לקבל מידע חשוב במקום שבו הוא נמצא. הדבר גורם לנתק תקשורתי ויוצר בעיות במטלות ובתפקוד. 
כיצד יכול טכנאי שעובד בבית הלקוח לקבל גישה למידע על דרישות התפקיד ולעדכן את מצב הזמנת העבודה? כיצד יכול אותו העובד לגשת למשאבים שיאפשרו להם לשפר את השרות ללקוח?
בהיעדר אפליקציה, הכל נעשה ידנית. כך הצוות שלכם נאלץ לעדכן מידע בזמן מאוחר יותר באמצעות מחשב או להגיש ניירת. מצב זה מכפיל את עומס העבודה ופגיע יותר לטעויות אנוש, כאמור לעיל.

 

 

מסקנה

בפועל, מחלקות משאבי אנוש ניצבות אל מול עשרות אתגרים על בסיס יומי. אך השמונה הללו הם הנפוצים והמוכרים ביותר מבחינת רוב בתי העסק.

זהו המצב במיוחד עבור בתי עסק עם עובדים ללא משרד ועובדים מרחוק.
חוסר שימוש בטכנולוגיה הקיימת עולה לכם כסף כל יום. מצב זה יוצר גם בעיות יעילות ותפוקה, ומעמיד את החברה שלכם בסיכון לאובדן עובדים מוכשרים ברמה גבוהה.

Dreamview | פיתוח אפליקציות - שמונת האתגרים הגדולים ביותר שעומדים בפני מחלקות משאבי אנוש